6 Βήματα για να δημιουργήσετε ένα αποτελεσματικό σύστημα παραγγελιών
ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΟΤΗΤΑ
Nicos Antoniou
1/25/2024
Ένα αξιόπιστο και αποτελεσματικό σύστημα επεξεργασίας παραγγελιών παίζει σπουδαίο ρόλο στην επιτυχία της επιχείρησής σας. Αν η λειτουργία του συστήματος δεν αποδίδει, το πιο πιθανό είναι οι πωλητές της επιχείρησης να υποφέρουν από τα συνεχή παράπονα και να βρίσκονται συνέχεια εκτεθειμένοι στα μάτια των πελατών. Για να χτιστεί όμως ένα αποδοτικό σύστημα επεξεργασίας παραγγελιών χρειάζεται αρκετός χρόνος, χρήματα και διαθέσιμο προσωπικό το οποίο θα έχει ξεκάθαρους ρόλους και στόχους. Είναι πολύ σημαντικό να αποφύγετε το δυσάρεστο γεγονός να χάσετε πελάτες από κακή εξυπηρέτηση και να βρείτε τη διαδικασία επεξεργασίας παραγγελιών που ταιριάζει καλύτερα στην επιχείρησή σας.
Πάμε να δούμε τα 6 βήματα για να δημιουργήσετε ένα αποτελεσματικό σύστημα παραγγελιών:
Χρησιμοποιήστε μια τυποποιημένη φόρμα παραγγελίας.
Η χρήση μιας τυποποιημένης φόρμας παραγγελίας μπορεί να βοηθήσει στην εξάλειψη της σύγχυσης του προσωπικού σας. Δεν έχει καμία σημασία αν η παραγγελία λαμβάνεται από ένα λειτουργό τηλεφωνικής εξυπηρέτησης ή από κάποιο υπεύθυνο άτομο στο εσωτερικό της εταιρείας. Η διαδικασία και η χρήση της φόρμας είναι η ίδια. Απλά στη δεύτερη περίπτωση η φόρμα είναι σε έντυπη μορφή. Η φόρμα θα πρέπει να περιλαμβάνει τα απαραίτητα στοιχεία όπως είναι τα στοιχεία επικοινωνίας, η διεύθυνση, το προϊόν, το μέγεθος, το χρώμα κτλ. Με αυτό τρόπο διασφαλίζεται ένας ενιαίος τρόπος λήψης παραγγελιών.
Μην δέχεστε ελλιπή έντυπα παραγγελιών.
Σας ακούγεται απλό, αλλά πείτε μου πόσες φορές έχετε λάβει ελλιπείς παραγγελίες; Πώς τις διαχειριστήκατε; Είναι συχνό φαινόμενο και δυσκολεύει σε μεγάλο βαθμό την επεξεργασία τους. Η λανθασμένη επεξεργασία φέρνει και τις καθυστερήσεις. Σε αυτό το σημείο να αναφέρουμε ότι μια λανθασμένη παραγγελία θα πρέπει να διορθωθεί ίσως με ένα τηλεφώνημα κάποιου λειτουργού τηλεφωνικής εξυπηρέτησης ο οποίος θα επαληθεύσει την ορθότητα των στοιχείων.
Επιβεβαιώστε την παραγγελία με τον πελάτη.
Η επιβεβαίωση της παραγγελίας υποδηλώνει την αναγνώριση της παραγγελίας, δηλαδή ότι λάβατε την φόρμα παραγγελίας και προχωράτε στην επεξεργασία της. Η επιβεβαίωση μπορεί να γίνει με τρεις τρόπους: Είτε με αποστολή email στον πελάτη, είτε τηλεφωνικά, είτε με αποστολή μηνύματος SMS. Επίσης μπορείτε να ζητήσετε από τον πελάτη σας να επικοινωνήσει μαζί σας, αν αντιμετωπίσει οποιαδήποτε πρόβλημα.
Αποστείλετε την παραγγελία στα υπόλοιπα τμήματα της επιχείρησης.
Αφού επιβεβαιώσετε την παραγγελία θα πρέπει να την αποστείλετε στα αρμόδια τμήματα, όπως το τμήμα της αποθήκης για να εκτελέσουν τα κατάλληλα άτομα οποιαδήποτε ενέργεια απαιτείται για την ολοκλήρωση της. Είναι αρκετά σημαντικό να επικοινωνείτε με όλους όσους ασχολούνται με τις ημερομηνίες εκπλήρωσης, ώστε να γνωρίζουν πώς θα τηρηθεί το χρονοδιάγραμμα της επιχείρησής σας. Η λήψη και ολοκλήρωση της παραγγελίας είναι μια συνεργασία όλων των τμημάτων και μια αλυσίδα που δεν γίνεται να σπάσει.
Ενημερώστε τον πελάτη για την πορεία της παραγγελίας.
Ο πελάτης δεν πρέπει να βρίσκεται στο σκοτάδι, γιατί ανησυχεί και του δημιουργείται ανασφάλεια. Η επικοινωνία με τους πελάτες σε όλη τη διαδικασία της παραγγελιοληψίας είναι πολύ σημαντική. Φροντίστε να τους ενημερώσετε κατάλληλα σχετικά με την πολιτική της εταιρείας σας, για πιθανόν καθυστερήσεις ή προβλήματα που μπορεί να προκύψουν και δώστε τους τα στοιχεία της παραγγελίας τους όπως ποια είναι η μεταφορική εταιρεία, ποιοι είναι οι αριθμοί παρακολούθησης (tracking number) και την αναμενόμενη ημερομηνία παράδοσης.
Ζητήστε ανατροφοδότηση από τους πελάτες σας (Customer Feedback).
Αφού παραδοθεί η παραγγελία, αφιερώστε λίγο χρόνο για να λάβετε κάποια σχόλια ή κριτικές. Πολλές επιχειρήσεις παραλείπουν αυτό το βήμα, αλλά είναι ένας τρόπος να γνωρίζετε τα συναισθήματα του πελάτη σας. Η ανατροφοδότηση είναι επίσης πολύτιμη για να δείτε τι χρειάζεται να βελτιώσετε με το σύστημα επεξεργασίας παραγγελιών και τις υπηρεσίες τηλεφωνικής υποστήριξης. Αν ένας πελάτης είναι ευχαριστημένος με την υπηρεσία, είναι σημαντικό να το γνωρίζετε. Δεν χρειάζεται να αξιολογούμε μόνο τις αρνητικές κριτικές των πελατών. Σε αυτή την περίπτωση μπορείτε να έχετε έναν εκπρόσωπο τηλεφωνικής εξυπηρέτησης πελατών ο οποίος θα συλλέγει τις απόψεις των πελατών και θα βγάζει σημαντικά συμπεράσματα για την επιχείρησή σας, ώστε να δημιουργηθεί σταθερή συνεργασία και σταθεροί πελάτες.